*******************************************************************

Решила написать отчет по подготовке конвента "ОРЕКОН", г. Новосибирск.

Вдруг кому-то пригодится наш опыт.

ссылка на мероприятие "вконтакте"  http://vk.com/orekon_nsk

*******************************************************************

Для меня ОРЕКОН начался в середине августа, когда я увидела призыв АКНИ, провести выездной конвент в своём регионе.

С недельку я обдумывала эту идею и с каждым днем она все глубже и глубже оседала в моей голове.

Закинув несколько «удочек» и получив положительные отзывы, я связалась с руководителями нашего клуба «ИГРАНСК» и уточнила возможные даты проведения конвента, чтобы не было наложения с уже запланированными мероприятиями клуба («Осенний Чемпионат Игранска 2012»).

Определив примерные даты проведения (9 – 11 ноября), я занялась поиском места проведения ОРЕКОНа.

«Боже!» сколько же я изучила коттеджей, баз отдыха, пансионатов и прочих потенциальных мест для проведения конвента в Новосибирске и области …

Самым главным было найти такое место, которое бы удовлетворяло многим критериям:

1. Достаточное количество спальных мест.
2. Два вида размещения участников (стандартный и бюджетный).
3. Большое помещение, где будем непосредственно играть.
4. Много, очень много больших и удобных столов и стульев.
5. Возможность добраться на общественном транспорте.
6. Неограниченное количество посетителей места проведения.
7. Кухня.

 Это самые основные пункты, по которым происходил отбор и поиск места проведения.

Параллельно начала продвигать в «вконтакте» наше мероприятие путём сарафанного радио и собирать отзывы и пожелания потенциальных участников (финансовые затраты, свободный проезд участников и прочие, прочие нюансы).

К 20 сентября определившись с примерным количеством участников, со стоимостью участия (стандарт - комнаты) / бюджет - диваны в общей комнате) и собрав частичную предоплату с уже подтвердивших свое участие, я поехала смотреть два варианта коттеджей, первый оказался маловат для нашей компании, а второй оказался  идеальным по всем пунктам.

 «Первый этаж большая игровая комната, 5 больших столов, которые можно еще и разложить. Плюс есть еще на улице столы, которые по необходимости можно использовать.

Второй этаж, 5 спален на 12 мест + в холле диван.

Третий этаж, большая комната 4 дивана, бильярдный стол, теннисный стол и настольный футбол.

4 туалета, 2 душевых комнаты, баня, кухня и все необходимое из посуды.

На улице есть мангал и казан в кованой беседке».

И я на свой страх и риск приняла решение его «брать», это было авантюрой в чистом виде, т.к. если бы впоследствии не набралось необходимое количество народа, мое участие вышло бы в 5 раз дороже, чем остальным, но как говориться: «Кто не рискует, тот не пьет шампанское», в итоге нас собралось необходимое количество и даже немного больше!!!

Но это в итоге, а на тот момент, я продолжала продвигать наше мероприятие:

1. Клуб
2. Вконтакте.
3. «Сарафанное радио».
4. Друзья, друзья – друзей и т.д. и т.п.
5. АКНИ (написала небольшой обзор но, к сожалению его, разместили небольшой новостной ссылкой, на которую никто не обратил внимание).

Параллельно начала собирать пожелания участников нашего конвента по настольному и застольному меню.

Как всегда всем хотелось поиграть во ВСЁ, но пришлось фильтровать списки.

1. Сбор всех пожеланий.

2. Разбивка игр по временным критериям:

     * Глобальные игры от 3 и более часов.

     * Игры в среднем 1,5 - 2 часа.

     * Игры в среднем 45 - 60 минут.

     * Быстрые и логические игры в среднем 30 минут.

3. Определение турнирных игр.

4. Составление списка: «кто и что!» берет с собой.

Красной линией наших обсуждений прошла тема «глобальных игр», поиск компаньонов и составление расписания, чтобы никто никого не ждал.

Застольное меню обсуждали чуть менее оживленно,  но достаточно.

Выслушав все пожелания, я приняла решение сделать универсальное и быстрое по времени приготовлению меню и составила список продуктов и бюджет (кому интересно может посмотреть «вконтакте»).

Оставшиеся полтора месяца пролетели очень быстро и оживленно и УРА! - нас набралось необходимое количество.

За вторник-четверг перед пятницей (9 ноября) я уточнила все последние моменты по месту проведения, провела опрос: «Во сколько и каким способом вы появитесь на мероприятие?» собрала практически со всех остатки по оплате и взяла выходной на работе на пятницу.

И вот настало 9 ноября!!!

Хотя нет, сначала у меня настал вечер четверга – сбор коробок с играми по городу!!!

Забив багажник играми, я приехала домой!

А утром уже все полетело и помчалось, в организации дальнейших действий мне очень сильно помог Тёма (без приключений, правда, тоже не обошлось), но в итоге мы успели до 17:00 затариться не только играми, но и продуктами и по дороге забрав одного из участников с семьей, прибыть на место!!!!

А дальше была встреча гостей (я сбилась со счету, сколько раз Тёма съездил до остановки и обратно за прибывающими участниками)!

Так же Тёма забрал из дома, нашего главного поставщика игр (23 коробки) – Андрея.

А дальше, а дальше все пролетело как один миг!!!

и об этом вам расскажут сами участники...

От себя добавлю только: ОГРОМНОЕ СПАСИБО ВСЕМ УЧАСТНИКАМ!!!

Вы большие молодцы, что проявили интерес к моей идее и позволили вас организовать и подарить вам праздник!

Все вместе мы смогли осуществить совместное погружение в мир настольных игр на 45 часов!!!!

Отдельное спасибо:

Тёме – без тебя бы я не справилась!

Аркадию – турниры, дипломы и острый супчик!

Андрею - поиск желающих и куча игр!

Денис и Юля – вы герои, приехали к нам из другого города!!!

p.s. в организаторской роли был только один минус - я меньше всех успела поиграть )))

но благодарности участников компенсируют этот минус!!!

Ой... самое главное не написала:

Нас собралось  28 взрослых + 5 детей + 1 мАленький человечек ))))